Ecco come la (pessima) burocrazia italiana spreca carta per documenti

I numeri della ricerca di Yousign, startup francese che vuole diffondere i vantaggi della firma elettronica in Europa

Con oltre 104.400 documenti digitalizzati ogni mese, l’energy si colloca al terzo posto nella classifica dei settori più “spreconi” dal punto di vista documentale.

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TUTTO LO SPRECO CARTACEO DEI DOCUMENTI

Una media di 2610 fogli di carta stampati ogni mese, per una produzione di 88 kg di CO2, all’unico scopo di… apporre una (o più) firma autografa. Questi i numeri dei costi medi – operativi, ma soprattutto ambientali – della burocrazia documentale delle aziende italiane. Il dato viene da Yousign (www.yousign.com), la startup francese che sta portando i vantaggi della firma elettronica in tutta Europa, e mette in evidenza come il potenziale della digitalizzazione e dematerializzazione sia ancora largamente sottovalutato nel Bel Paese.

Ma quali sono i settori più “spreconi” dal punto di vista documentale? C’è una corrispondenza tra la mole di documenti prodotti e la velocità di digitalizzazione documentale?

BUROCRAZIA DOCUMENTALE: ENERGY TRA LE INDUSTRY PIÙ SPRECONE. I DATI DI YOUSIGN

Al terzo posto nella classifica delle industry più “sprecone” c’è il settore energia: sì, perché se è vero che ogni nuova attivazione, switch o cambio fornitore porta con sé contratti e scartoffie, questo è ancora più vero dopo la crisi che ha fatto impazzire i costi dell’energia negli ultimi due anni.

“Il dato colpisce perché mette in evidenza, oltre che l’impatto positivo della digitalizzazione documentale, il gap di conoscenza e informazione che determina questo numero: con Yousign serviamo oggi in Italia 830 clienti, che corrispondono allo 0,02% del nostro mercato potenziale. Con questi numeri, basterebbe “convertire al digitale” l’1% del mercato, e quindi 40.000 aziende, per risparmiare 3520 tonnellate di CO2 ogni mese – spiega in una nota Fabian Stanciu, Senior head of Sales di Yousign – Per questo, come Yousign, siamo molto più di un erogatore di software.

In Italia, più che in qualsiasi altro paese in cui operiamo (Francia, Germania, ndr) il nostro lavoro inizia prima di fornire la nostra soluzione: la sfida è diventare ambasciatori della digitalizzazione e spiegare a imprenditori e manager quante implicazioni ci sono dietro una semplice firma”.

“Quello dell’energy è un settore da sempre molto tradizionale e, per questo, molto “cartaceo”: come non pensare ai fogli da firmare ogni volta che cambiamo fornitore? – commenta in un nota Fabian Stanciu, Senior head of sales di Yousign – Qui la digitalizzazione e la dematerializzazione non porta solo a meno impatto sull’ambiente, ma contribuisce a portare trasparenza nella industry: firmare in digitale, infatti, contribuisce a portare consapevolezza e abilita molti dei nuovi operatori che stanno nascendo online”.

I DATI SULL’INSURANCE

Con oltre 104.400 documenti firmati (e stampati) al mese, quello dell’Insurance è senz’altro il settore che produce la più elevata mole documentale.

Ma, d’altro canto, è anche quello a più alta penetrazione di soluzioni digitali, con un processo di digitalizzazione e dematerializzazione delle pratiche assicurative che inizia a prendere piede: “I volumi non si fanno solo sulla firma delle polizze, ma anche sulla pre-contrattualistica: tutta la documentazione fondamentale per poi procedere alla ricerca e alla stipula della polizza finale è spesso gestita in modo tradizionale, su carta o ancora peggio con firme scannerizzate o contratti fotografati da cellulare – spiega ancora Fabian Stanciu, Senior head of sales di Yousign – Tuttavia, broker e agenzie si stanno digitalizzando molto velocemente, facendo di “necessità virtù”: la digitalizzazione documentale segue in modo naturale quella portata dagli strumenti di digital marketing.

Oggi, molti più clienti assicurativi sono acquisiti online, e la firma elettronica è quello strumento che aiuta gli operatori a concludere online l’acquisto della polizza, in modo perfettamente legale”.

HR E LAVORO, I PRIMI SETTORI COLPEVOLI SECONDO YOUSIGN

Somministrazione, interinali, fractional management, ma anche le care e vecchie assunzioni di lavoro subordinato: il segmento dell’HR e del Lavoro è il secondo in classifica per volumi documentali, con oltre 87.000 documenti firmati (e stampati) al mese.

In questo caso, è stata la pandemia e i fenomeni emergenti di smartworking e telelavoro ad aver accelerato il processo di digitalizzazione: “Il settore del lavoro è stato totalmente rivoluzionato dai cambiamenti portati dalla pandemia: la portata del cambiamento è evidente a tutti nelle modalità operative, ma significativi sono anche i cambiamenti relativi agli aspetti più amministrativi – spiega ancora Fabian Stanciu, Senior head of sales di Yousign.

In questo caso, digitalizzare i processi di assunzione per permettere le assunzioni interamente da remoto è stata una scelta obbligata: abbiamo assistito a una crescita del +43% negli ultimi due anni nel solo segmento HR, e oggi il nostro cliente di punta fa firmare oltre 70 contratti ogni mese a nuovi assunti”.

Pubblicato su Energia Oltre

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